基金会捐助项目管理制度

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第一章  总则
    第一条 为规范北京惠兰医学基金会(以下简称惠兰基会会)项目的管理,确保项目运行的合法、合规、合理,实现项目的预期目标,维护惠兰基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据《基金会管理条例》、《北京惠兰医学基金会章程》及国家相关法律法规,制定本制度。
    第二条 本制度适用于惠兰医学基会会所有项目的立项,管理和执行。
    第三条 本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目监督、项目档案的管理。
 
    第二章   项目立项管理
    第四条 惠兰基金会所立项目必须符合“通过资金筹集促进我市医学研究与公益事业发展。”的宗旨,符合国家的相关法律法规。
    第五条 项目立项需提供《项目立项方案》,内容包括:     (1)项目背景、政治意义和社会影响;(2)前期调研及可行性分析;(3)项目名称及项目宗旨;(4)项目组织结构;(5)项目受益对象、人数、范围及预期效果;(6)项目实施计划;(7)项目预算(含项目资金来源及数额);(8)项目起止时间;(9)项目监督;(10)项目评估等。
    第六条  所有项目均需经过理事长或其指定代理人批准,经批准的项目可进入实施阶段。按惠兰医学基金会章程或相关法律法规应由理事会审议的项目,经理事会批准后方可进入实施阶段。
    第七条  实行项目责任管理制,配备专职人员,行使项目管理职责。
 
    第三章  项目实施管理
    第八条 严格合法合规实施项目,坚决杜绝违规操作;坚持公开、公正、公平原则,严禁徇私舞弊,不得利用关联关系损害慈善组织、受益人的利益和社会公共利益。
    第九条 项目专业化管理。由专人对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出。
    第十条 项目实施预算制。制定项目执行计划与预算,经秘书长批准。在实施过程中项目关键因素发生重大变化,在充分论证的基础上可适度调整项目执行计划,报秘书长审批。
    第十一条 定期总结项目阶段性工作,并向秘书处或理事会汇报项目实施进展及成效。
    第四章   项目资金管理
    第十二条 项目实行资金专项管理,确保项目资金的合法、合规、高效使用。项目接收的捐赠资金应全部进入本会账户,项目款项专款专用,任何单位或个人不得挤占或挪用;严格按善款使用审批权限办事,不得越权签批或擅自拨款;对拨付善款进行定期检查,发现违规现象及时予以纠正; 根据项目协议提取的项目管理费严格按照有关规定及协议约定使用。
    第十三条 惠兰医学基金会依据项目执行协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果,向项目实施单位分批拨付项目资金。
    第十四条 申请拨款前,项目实施单位根据项目进展情况向惠兰基金会提交项目执行计划与预算、项目阶段性或项目完结报告并提供合法有效的财务票据,项目承办部门会同财务部审查无误后,报秘书长审批,通过批准方可拨款。
    第十五条 项目承办部门会同财务部门对项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计,并向秘书处或理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。
    第十六条 项目资金的管理和使用应接受业务主管部门、登记机关和惠兰基金会监事会的检查和监督。
 
    第五章   项目监督
    第十七条惠兰基金会采用项目跟踪监督、捐赠方监督、审计评估以及第三方评估等方式对项目进行监督。
    第十八条 惠兰基金会建立项目跟踪监督巡查机制,以检查、调研等形式及时跟踪了解项目执行进展情况和存在的问题,随时向本会领导报告。

第十八条  项目承办部门根据项目进展情况,定期做项目进展反馈报告,每年度作一次项目执行报告,随时接受捐赠方监督。

第十九条  惠兰基金会接受年度审计和专项审计监督。
     第二十条 项目终结后可邀请第三方专业机构对项目进行整体评估,项目评估包括以下内容:项目执行情况评估、项目效果和社会效果评估、项目资金使用情况评估,并据此写出评估报告。
 
    第五章   项目档案
    第二十一条  建立健全项目档案,每年进行一次分类整理,归类建档。
    第二十二条  项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。
    第六章   附则
    第二十三条 本制度的解释权归北京惠兰医学基金会。
    第二十四条 本制度经 2005年 12 月 25日理事会通过。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

捐赠物品管理制度

北京惠兰医学基金会为保证捐赠物品的安全、完整,并能及时反映库存信息,捐赠物品管理要设专职管理员管理(根据实际情况也可指定专人兼职管理)。建立捐赠物品统计台账、捐赠物品的收入、支出、库存情况要序时详细进行登记。
    一、捐赠物品入库:

捐赠物品入库管理员要履行验收手续,要审查实物与捐赠协议或物品清单是否相符,捐赠物品的数量是否准确、捐赠物品的质量是否完好。经审核无误后,开具入库单一式3联:
    1、交财务一联作为原始单据入账。
    2、经办人留存一联。
    3、留底一联。由保管员妥善保存。
    4、捐赠物品与捐赠协议或清单数量不符、质量不符库管有权拒绝办理入库手续,并及时向领导汇报。
    二、捐赠物品出库,由管理员开具出库单一式3份:一联财务作为销账依据;一联经办人留存;留底一联由管理员妥善保存。
    三、每月月末,管理员必须对库存物资进行盘点,并将盘点表报财务核对。
    四、捐赠物品要分类码放,排列有序,同类捐赠物品要作到先进先出,保持仓库存货整洁。
    五、管理员要对捐赠物品的安全和完整负主要责任,除按手续办理捐赠物品的进出存事项以外,还要认真作好防火、防盗。
    六、管理员对于每月出现的盈亏情况,要及时填制报告单,经财务审核,主管领导批准后进行账务处理。
    七、因管理员工作不善使捐赠物品丢失、毁损、短缺,应由管理员负责赔偿。因管理员假公济私、违法行为使捐赠物品丢失、毁损、短缺给基金会造成经济损失除照价赔偿外还要依法追究管理员的刑事责任。
附:捐赠物品盘点表

盘点表

                                   盘点时间:

序号

物品名称

部门

账面结存

实物盘点

差异

存放地点

数量

单位

金额

数量

单位

金额

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

八、捐赠物资的管理流程:  
捐赠者捐赠物资共分两种情况
(一)捐赠方将物资直接捐到慧兰基金会
1、接受物资时的业务流程:

  • 捐赠方出具捐赠函或与其沟通签订捐赠协议(包括公允价确认),呈基金会相关领导审批,并同意捐赠。
  • 经办人通知捐赠方发货,货到后屏捐赠函或捐赠协议及相关领导批示件将物资交给仓库管理员并办理入库手续,开具入库单。
  • 经办人凭捐赠函或捐赠协议、相关领导批示的捐赠物资入款申请及物资入库单到财务开据捐赠发票送捐赠人留存。

2、发送物资时的业务流程

(1)经办人联系确认受助人或与执行方签订物资发放执行协议,填写物资出库申请,经相关领导批示同意。

(2)经办人凭相关领导批示的物资出库申请(或物资发放协议),到物资管理员处办理出库手续,开据出库单并提货。

(3)物资发放后,经办人应向受助方索取接收函及相关受益人材料。

(4)经办人凭相关领导批示的物资出库申请、出库单及受助方的接收函一并交财务做账。
 附注:
    1、本业务流程中的两种情况,在接收或发出捐赠物资时,均应在捐赠函(或《捐赠协议》)及《物资发放执行协议》中写明捐赠或发出物资的名称、规格、数量、单位价格(捐赠函或《捐赠协议》中须提供市场公允价值及捐赠价格相关证明)、总金额、用途、交付时间等;捐赠函(或《捐赠协议》)中应注明捐赠物品存放地点。
    2、物资出/入库单需库管员和其主管部门负责人、经办人签字后生效。
    3、接收函模板:

接 收 函

北京惠兰医学基金会:

   我单位于    年   月   日接收你会捐赠物资一批,共计    元具体明细如下:(单位以元为单位)

序号

名称

规格

数量

单价

金额(元)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    该物资已验收,并按照你会要求,用于        救助。

 特此证明!

 

                         接受单位:(加盖公章)

                         日  期:            

 
 
 

 

                   物品领取名单

发放单位:(加盖公章)                    发放日期:

序号

领取人

姓名

身份证号码

手机号码

物品名称

数量

领取人签字

备注

1

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

合计

 

 

 

 

 

 

 

此表与接收函一并收回
 说明:基金会接受非现金捐赠,应当按照以下方法确定入账价值:
      1.捐赠人提供发票、报关单等凭据的,应当以相关凭据作为确认入账价值的依据;捐赠方不能提供凭据的,应当以其出厂价、市场零售价、出库单及其他确认捐赠财产的原始单据证明,作为确认入账价值的依据;
     2.捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的,应当以其公允价值作为入账价值。
 

 

 

 

 

 

 

 

 

捐赠收入及捐赠支出管理办法

为规范北京惠兰医学基金会(以下简称惠兰基金会)捐赠收支的管理,确保资金运行的合法、合规、合理,维护妇基会、捐赠方和受益方的合法权益,根据《基金会管理条例》、《民间非营利会计制度》及国家相关法律法规,制定本管理办法。
    一、捐赠收入管理
    1、惠兰基会会组织募捐、接受捐赠,应当遵守国家相关法律法规,按照惠兰基金会宗旨开展公益活动。各项收入应当严格按照《基金会管理条例》规定划分为限定性收入和非限定性收入。
    2、惠兰基金会组织筹资时,应当向捐赠人反馈资金开展的公益活动和资金的详细使用计划。各项收入均由财务部门统一管理,按收入来源及渠道建立相应的管理和核算流程,保证收入入账及时、准确和完整。
    3、惠兰基金会组织筹捐,应符合《中华人民共和国公益事业捐赠法》规定,不得以任何形式进行摊派及变相摊派,不得以捐赠为名从事营利活动。
    4、接收货币性资产捐赠,以实际到账金额确认捐赠收入;惠兰基金会根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用资金;捐赠协议明确具体使用方式的捐赠资金,根据捐赠协议约定使用。
    5、接受非货币性资产捐赠,应当以其公允价值计算,并在完成资产的所有权转移后方能确认收入。捐赠方在向基金会捐赠时,应当提供所捐赠非货币性资产公允价值的证明。接收物资时,按照我会《捐赠物品管理办法》办理出入库手续,保障捐赠物资的安全与完整。接受捐赠的物资无法用于符合惠兰基金会宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。
    6、严格执行《财政票据管理办法》的规定,收到捐赠资金时,须及时向捐赠人开具财政部监制的“公益事业捐赠统一票据”。
    二、捐赠支出管理
    1、严格遵守各项财务制度和财经纪律,建立健全各项支出的审批程序。按照审批流程,并经审核通过后,财务予以付款。
    2、捐赠支出应在法规允许的范围内,且符合基金会的宗旨的前提下,按照捐赠人的捐赠意愿合理支出、专款专用, 不得私自挪用捐赠款项和物品、也不得巧立名目改变捐赠款项和物品用途。
    3、基金会的每笔捐赠支出需向财务提供报批件及原始资料,资料要求真实、完整。首笔拨付时,应取得审核签批完毕的财务付款件、有效合同及发票等资料。拨付尾款时,除取得发票外,还应取得执行方的项目结项报告。经审核无误后方能拨付。
    4、捐赠支出应按照《民间非营利会计制度》及其功能进行项目成本核算,根据当期实际发生的捐赠支出类别划分为限定性业务活动成本和非限定性业务活动成本。业务活动成本应按项目及费用性质分类进行核算和列报。
    5、开展公益项目前应制订该项目的资金使用预算,同时必须贯彻厉行节约和量入为出的原则,严格按照预算标准实施项目。
    三、基金会收到的捐赠物资,按以下办法确定价值:
    1、按捐赠协议或捐赠函中确定的价值;
    2、按同类物品的市场公允价值;
    3、按物品的可变现价值;
    4、按法定机构的评估价值。
    四、本制度的解释权归北京惠兰医学基金会。
    五、本办法经 2005 年 12 月25 日理事会通过。