基金会规章制度

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前言

  1. 一. 会议制度
  2. 二. 办公制度

三.请示汇报制度

四.资料档案管理制度

五.信件收发制度

六.公章、介绍信管理制度

    七.证照管理制度

    八.固定资产管理制度

九.捐款捐物管理及使用制度

十.差旅费管理制度

十一、工作考核与奖惩制度 为了鼓励先进,提高工作效率,形成与基金会事业发展相 适应的工作管理制度,促使全体人员更加自觉、富有创造性地 开展工作,制定本规定。

十二、工作考勤制度 为维护基金会正常的工作秩序,加强员工考勤管理制定下列规定

十三、工作要求

 

 前言

北京惠兰医学基金会为了加强基金会管理,规范办公秩序,促进部门之间工作 的协调与合作,形成正规有序、快捷高效的工作状态,更好地 服务社会、服务人民群众,促进公益慈善事业健康有序发展, 彰显基金会良好的社会公益形象,参照《中华人民共和国慈善 法》,结合工作实际,制定本制度。

  1. 一. 会议制度

(一)每周二下午召开基金会办公会,由理事长或秘书长 主持,办公室负责通知并记录,全体人员参加,一般不准请假。 如遇特殊情况需向理事长或秘书长请假。

(二)传达上级文件及会长指示要求,总结讲评上周工作, 布置本周工作任务,协调解决工作中遇到的矛盾和问题。

(三)坚持民主集中制原则,既民主议事,充分讨论,又 集中统一,形成决议,使决策更加贴近实际,科学合理。

(四)严守会议秘密,遵守会议纪律,若违犯纪律或泄密 并造成不良影响的,一经查实,视其情节轻重给予严肃处理。

  1. 二. 办公制度

(一)按时上下班,不准迟到早退,上下班需要刷卡签到。

  (二)上班时仪容仪表整洁,按规定着工作制服,佩戴工 作卡,不是工作需要,一般不准着其它服装。

(三)工作时间不允许做与工作无关的事情,不允许大声 喧哗、传播小道消息;商讨工作、接打电话时应尽量压低声音, 以免影响他人工作。

(四)需要到市内参加活动、培训或协调工作时,一般先 到单位报到,报办公室登记后,填写外出假单再行外出。一般 不允许后期补填假条。无特殊情况,后期补填的假条无效,视 为旷工。

(五)因公去外地出差,需要提前两天向办公室备案,说 明出差事由、时间及其它需要说明的情况,填写出差申请单, 经秘书长批准后方可进行,无特殊情况,一般不允许临时动议。

(六)出差过程中,注意个人形象,维护基金会声誉,不 允许违规接受对方馈送宴请、礼品礼金。参加地方捐赠活动时, 一般着公司制式服装。 (七)严禁偷窃、欺诈、伪造公司文件、凭证,杜绝贪污、 侵占共有资产、挪用公款情况发生。

三.请示汇报制度

(一)落实按级负责,按照职责权限开展工作,做好请示 汇报。

(二)对外联系和协调基金会工作时,要客观务实,不准 说过头话、办过头事,不准未经汇报私自允诺、许愿,不准搞 先斩后揍。     、

(三)代表基金会对外协调各种事务或开展项目合作,要 提前计划,及时汇报,同一地方开展现金或物资 5 万元以下的项目需要经过秘书长审批,5万以上项目需要理事长审批,10万元以上需要经过基金会办公会研究,20万元以上项目需要理事长办公会审批。

四.资料档案管理制度

资料档案是全面反映基金会各项活动的历史记录,是迎接 上级检查的现实需要,是实现今后决策科学化的重要依据,意 义重大。各部门必须按规定认真做好档案管理工作。    

(一)基金会各种具有保存价值的文件、函件、记录、协 议、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、内外行文 图片、音像、实物等都必须立卷、分类归档。

(二)档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多 类者,应先确定其主要类别进行编号。

(三)归档后须填写《档案管理登记表》。

(四)档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度 规定外,一律按照下列规定办理:

  1.   永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会 议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章 制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动 图片,音像资料以其它核定须永久保存的文书;
  2. 十五年保存:会计凭证,其他经核定须十五年保存的文 书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行);
  3. 十年保存:期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,各种纪要、记录、函件、评定申请材料、总 结、报告、规划、计划等经核定保存的文书;其它经核定须保存十年的文书;

4.五年保存:部门工作计划及工作总结,完结后的部门请 求报告,完结后无长期保存必要文书。

(五)各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案,由 各部门负责整理装订,以左方装订为原则,右上角标明档案号。 如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整理补充,裁切折叠, 使其整齐,再装订。

(六)所有档案由办公室指派专人保管。

(七)因工作需要调阅档案时,需要填写《档案调阅申请 单》。跨部门档案调阅需要经过负责办公室的副秘书长批准,重 要档案调阅需要经过秘书长批准。档案调阅应遵循及时归还原 则,防止丢失。

(八)档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的 内容,将档案调出,供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅 申请单》里注明的查阅人。借阅时间一般不超过 3 个工作日, 最长不超过 7 个工作日。

(九)《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

(十)如调档内容更改,调档时间延长,应按调档程序重 新办理。 (十一)需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》, 经

相关领导人批准后方可销毁。销毁档案须两人以上人员共同 完成,并填写《档案销毁登记表》,档案销毁每年进行一次。

(十二)档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢 失,保证档案安全。所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理 通风,防湿。

(十三)所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场 所。

五.信件收发制度

(一)基金会快递的信件物品除各部门主办的外,一般由办 公室负责清点、登记、寄出。

(二)外单位来文来信除注明姓名或部门外,由办公室统一 拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

 六.公章、介绍信管理制度

(一)印章管理 。为保证基金会的合法权益不受损害,要 加强对印章的使用管理。

1、基金会印章应指定专人保管。

2、印章使用应填写《印章管理登记表》,经副秘书长、秘书 长审批后,由办公室统一办理,留好备份资料。

3、审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负 主要责任。

4、印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长 批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》,并必 须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天 归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。

 5、工作人员如需要单位出具有关证明,本人应先提出书面 申请,经副秘书长、秘书长同意后使用。

6、印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法 律责任。

  7、若印章在使用、保管过程中不慎遗失,当事人须承担相 应的经济责任。

8、当印章管理人变动时,应及时办理交接手续,填写“印 章交接清单”。

(二)介绍信的保管和使用

  1. 基金会介绍信主要用于工作人员对外联系工作。个人因 私事不得使用介绍信。

2.使用介绍信须经秘书长审批同意。

3.使用介绍信须按内容逐项登记。一般不开空白介绍信, 因特殊情况需要开空白介绍信时,须在存根栏内写明使用人姓 名,使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用,应及时 交办公室注销。    

4. 使用介绍信,按谁签字谁负责的原则处理;未按程序签 字,追究经办人责任。

5.介绍信开出后,使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗, 当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。

七.证照管理制度

(一)证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等, 如:基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。基 金会证照由办公室指定专人统一保管。

 (二)证照的使用、复印等,必须做好登记,如使用原件, 需要经秘书长批准。

 八.固定资产管理制度

(一)固定资产包括:单价价值在 200 元以上的基金会财 产。

    (二)现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指 定专人核算,逐项登记,建立台账。

(三)办公室应认真填写固定资产登记表。使用时要做好 登记,妥善保管使用。调离基金会时,交回所领物品,方可办 理调动手续。    

(四)固定资产报废时,使用应提交报告,由办公室填写 报废意见,经批准后送财务人员登记。

(五)办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有 损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。

(六)因个人原因丢失或损坏资产的,应酌情赔偿。

九.捐款捐物管理及使用制度

(一)捐款捐物的管理

1.凡接受的捐款捐物,均需履行捐赠手续:

(1)所有捐赠,不论多少,均须开具正式收据;

(2)所有捐物,不论多少,均需认真进行清点登记,并需 提供评估证明,填写捐赠清单,开具正式收据。

 2.凡接受的捐款捐物,均需专人进行管理:

(1)所有捐赠名单(包括捐赠数额)均由财务室进行统计 和管理;

(2)捐赠的物品,均入库存放,出库需有秘书长签字。

(3)凡接受的捐款,均需存入银行。

(4)接受捐赠的情况,每年向理事会报告一次。

(二)捐款捐物的使用

 1.使用范围

(1)提供资助

(2)设置奖励

 2.审批权限 资助与奖励项目的审批权限为,5 万元以下的项目需要经 过秘书长、副理事长审批,10 万元以下的项目需要理事长审批, 15万元以下需要经过基金会办公会研究,20万元以上的项目需要经过理事长办公会审批。

 3、报告制度 资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况, 次月初向秘书长报告。

十.差旅费管理制度

(一)一般情况下,出差 300 公里以内距离坐高铁,300 公 里以外距离坐飞机。

(二)出差前应填写出差申请表,必要时到有关部门办理 出差借款等手续。

(三)出差住宿标准和乘车等标准详见《工作人员交通、 住宿费标准一览表》(见附件 1),无特殊情况一般不得超额费用。

(四)出差报销按财务管理规定,实报实销,借用的差旅 费在出差回来一周内结清。逾期不结清者,财务可以从其工资 中扣除,并予以通报。

(五)假日出差一般可以倒休。

(六)出差途中除因病或遇意外灾害,或因工作需要延时 外,应电话请示基金会领导批准,不得因私事或借故延长出差 时间,否则其差旅费不予报销,不在位的工作日按旷工办理。

十一、工作考核与奖惩制度 为了鼓励先进,提高工作效率,形成与基金会事业发展相 适应的工作管理制度,促使全体人员更加自觉、富有创造性地 开展工作,制定本规定。

(一)工作实绩分为 3 级 6 等,其标准分别为:

1、一级一等,对全局工作有卓识建树,对基金会发展起到 重要推动作用,创造突出的品牌效益、经济效益和社会效益。

2、一级二等,大胆负责、创造性地开展工作,并直接或间 接创造经济效益和社会效益,对局部和全局工作有积极推动作 用。

  1. 二级一等,工作主动,责任性强,对局部或全局工作能 提出建议性意见,工作质量好,效率高。
  2. 二级二等,工作自觉,办事条理清楚,能独立完成本职 业务,工作标准高。
  3. 三级一等,工作努力不够,缺乏主动性,但能完成基本 工作,工作质量一般。 6、三级二等,工作缺乏责任心,作风懒散,完不成本职工 作或出现重大责任事故。

(二)工作考核每季度进行一次,全年分两次评定等级。 考核评定采取逐级负责的办法,主管领导考核,办公会议审定。

(三)基金会实行奖勤罚懒,优胜劣汰。凡全年考核连续 4 次评为二级二等的,则提出警告,限定在一年内改进工作。凡 全年考核连续 4 次评为三级一等的,则将自然淘汰,限期(3 个 月)调离基金会。

(四)工作人员有权对考评结果提出异议。部门负责人和 秘书长认为有必要时,可提交办公会议复议。复议结果工作人 员应予服从。

十二、工作考勤制度 为维护基金会正常的工作秩序,加强员工考勤管理制定下列规定:

(一)事假 :

  1. 工作人员因私事请事假,须提前(急事后补)办理书 面请假手续。如请假后对工作有影响,部门负责人、秘书长有 权不准或酌情缩短或延期给假。未按规定办理手续,擅自离开 岗位者,按旷工处理。
  2. 一般工作人员请事假;一天(含 1 天)以内由部门负 责人批准 ;一天以上,由部门负责人签署意见,秘书长审批。 请假手续均要报办公室备查。
  3. 部门负责人请事假由秘书长审批,报办公室备查。
  4. 每人每月事假超出 3 天,扣除当月奖金 50%;超过 5 天 者,扣除当月全部奖金。
  5. 工作人员无故不到岗位或迟到早退时间累计 4 小时, 按旷工处理。
  6. 工作人员没有特殊情况,全年请事假累计不得超过 20 天。

7.办公室负责考核员工每天出勤情况,各部门负责人外 出必须向秘书长或办公室说明外出理由(包括时间、地点、工 作内容),一般职工外出必须经部门负责人同意。

(二)病假:

 1、工作人员因病不能坚持工作,凭医院开具病休证明, 可以请病假。如本人病重不能行动,可委托家属代为办理。病 假证明交办公室备查。

 2、工作人员在享受探亲假、事假、产假等假期中或在外 出差期间突然患急性疾病,在外埠就医应有当地公立医疗机构 开具的病假证明,医药费按医药费报销办法执行。

 3、每人每月病假,超过 3 天扣除当月奖金的 20%,超过 5 天者扣除当月奖金 50%,超过 7 天者,扣除当月全部奖金。

 4、病假连续 3 个月以上者,只发工资的 80%;连续 6 个月 以上者,按工资的 60%发给生活费(或按全国统一劳动保险条例 的规定标准支付)。

(三)工伤假:

 1、工作人员因工负伤,必须在当天填报工伤事故报告单, 及时报送办公室。经诊断证明认为必须治疗休息的,由指定医 院开具工伤假证明单。

 2、工伤假期满后,伤势仍未痊愈,经医师诊断开具证明, 可以续假。

 3、工伤待遇按全国劳动保险条例办理。

(四)婚丧假

1、工作人员本人结婚,给假 3 天(外地另加路程假)。符 合晚婚规定的,增加假期 2 天。

2、工作人员的父母、岳父母、公婆、配偶死亡,给假 3 天。祖父母、外祖父母死亡,给假 1 天。去外地料理丧事的外 加路程假。  、、

3、假期作缺勤统计,工资奖金照发,途中车旅费按有关 规定报销。

(五)产假、计划生育、探亲假、按国家有关规定办理。

(六)休年假:

  1、工作满一年至 5 年以下,给假 5 天;

2、工作 5 年至 10 年以下,给假 7 天;

3、工作 10 年至 15 年以下,给假 10 天;

4、工作 15 年至 20 年含以上,给假 15 天。

(七)加班和调休:

1、工作人员在国家规定的节假日和双休日从事工作,称 为加班;在正常的工作日延长时间从事工作称为加点。

2、各部门的工作任务,应当在规定的工作时间内努力完 成,

防止 8 小时内不抓紧,靠 8 小时外加班完成的不正常现象。

3、因工作需要在节假日加班,由办公室统一安排,加班 按有关规定发放加班工资。

  4、双休日加班,平日加点,由部门负责人安排报办公室 备案,并在短期内安排给予同等时间的补休,原则上不发加班 工资,部门负责人调休应提前报秘书长同意。

  5、调休每人每月一般不宜超过 3 天。   

十三、工作要求

(一)热爱公益事业,热爱人民群众,认同基金会理念, 践行基金会宗旨,执行基金会任务。

(二)以基金会为家,牢固树立大局意识、服从意识、荣 誉意识、效率意识。

(三)爱岗敬业,乐于奉献,热情待人,扎实做事,始终 以良好的形象和素质展现基金会风貌。 (四)履职尽责,敢于承担,主动作为,攻坚克难,努力 完成基金会各项工作任务。

(五)团结协作,善于沟通,提升素质,提高能力,为基 金会发展积极建言献策。

(六)诚实守信,表里如一,严格自律,清廉公正,不违 法乱纪,不做有损基金会形象的情事。